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Workflow RAS - Flowchart per Attori

Scopo

Questo documento serve come guida pratica per tutti gli attori coinvolti nel flusso RAS.

Obiettivo:

  • capire chi fa cosa;
  • capire quando entra in gioco ogni attore;
  • capire quali documenti deve produrre o validare;
  • allineare operativo, commerciale, tecnico e amministratore sullo stesso processo.

Vista Completa

flowchart TD
    A[Amministratore apre richiesta RAS] --> B[Modulo precompilato con dati anagrafici]
    B --> C[Amministratore completa dati mancanti]
    C --> D[Invia richiesta]

    D --> E[Commerciale riceve richiesta]
    D --> F[Rete collegata riceve visibilita]

    E --> G[Commerciale prende in carico]
    G --> H[Commerciale genera modulo d'ordine]
    H --> I[Modulo d'ordine pubblicato sul portale amministratore]

    I --> J[Amministratore scarica modulo]
    J --> K[Firma modulo]
    K --> L[Ricarica modulo firmato]

    L --> M[Commerciale conferma modulo firmato]
    M --> N[Passaggio all'operativo]
    N --> O[Operativo genera conferma d'ordine]
    O --> P[Operativo invia a fatturazione]

    P --> Q{Tenant: incarico subito o dopo pagamento?}
    Q -->|Subito| R[Pronto per lettera di incarico]
    Q -->|Dopo pagamento| S[Attesa pagamento]
    S --> T[Pagamento confermato]
    T --> R

    R --> U[Emissione incarico tecnico]
    U --> V[Appuntamento da fissare]
    V --> W[Appuntamento programmato]
    W --> X[Intervento in esecuzione]
    X --> Y[Tecnico completa attivita]
    Y --> Z[Tecnico carica documento firmato digitalmente]
    Z --> AA[Documento finale consegnato]
    AA --> AB[Verifica finale]
    AB --> AC[Chiusura pratica]
    AC --> AD[Consuntivo economico]

Vista per Attore

1. Amministratore di Condominio

flowchart TD
    A1[Apre richiesta RAS] --> A2[Controlla dati precompilati]
    A2 --> A3[Compila campi mancanti]
    A3 --> A4[Invia richiesta]
    A4 --> A5[Attende modulo d'ordine]
    A5 --> A6[Scarica modulo d'ordine]
    A6 --> A7[Firma]
    A7 --> A8[Ricarica modulo firmato]
    A8 --> A9[Attende avanzamento pratica]

Cosa fa:

  • apre la richiesta;
  • completa solo i dati non gia presenti;
  • firma il modulo d'ordine;
  • ricarica il documento firmato;
  • segue lo stato pratica fino alla chiusura.

Documenti gestiti:

  • modulo d'ordine;
  • eventuali allegati iniziali;
  • eventuali note/risposte dal portale.

2. Commerciale

flowchart TD
    C1[Richiesta ricevuta] --> C2[Prende in carico]
    C2 --> C3[Verifica servizio e listino]
    C3 --> C4[Genera offerta / modulo d'ordine]
    C4 --> C5[Invia modulo al portale]
    C5 --> C6[Attende rientro firmato]
    C6 --> C7[Conferma modulo firmato]
    C7 --> C8[Passa all'operativo]

Cosa fa:

  • valuta la richiesta;
  • applica il costo corretto da listino;
  • genera e invia il modulo d'ordine;
  • valida il documento firmato dall'amministratore;
  • trasferisce il flusso all'operativo.

Documenti gestiti:

  • offerta RAS;
  • modulo d'ordine;
  • conferma del modulo firmato.

3. Operativo

flowchart TD
    O1[Richiesta confermata dal commerciale] --> O2[Prende in carico]
    O2 --> O3[Genera conferma d'ordine]
    O3 --> O4[Invia a fatturazione]
    O4 --> O5{Regola tenant}
    O5 -->|Incarico immediato| O6[Pronto per incarico]
    O5 -->|Dopo pagamento| O7[Attesa pagamento]
    O7 --> O8[Pagamento registrato]
    O8 --> O6
    O6 --> O9[Emette incarico tecnico]
    O9 --> O10[Segue avanzamento tecnico]
    O10 --> O11[Consegna finale]
    O11 --> O12[Verifica finale]
    O12 --> O13[Chiude pratica]
    O13 --> O14[Compila / esporta consuntivo]

Cosa fa:

  • prende in carico la fase operativa;
  • genera conferma d'ordine;
  • governa il passaggio verso fatturazione;
  • decide quando emettere l'incarico tecnico;
  • segue appuntamento, esecuzione e chiusura;
  • compila il consuntivo economico finale.

Documenti gestiti:

  • conferma d'ordine;
  • incarico tecnico;
  • consegna documento finale;
  • consuntivo RAS.

4. Tecnico / Azienda Tecnica

flowchart TD
    T1[Incarico ricevuto] --> T2[Contatta cliente / amministratore]
    T2 --> T3[Propone appuntamento]
    T3 --> T4[Appuntamento confermato]
    T4 --> T5[Esegue intervento]
    T5 --> T6[Completa verifica]
    T6 --> T7[Scarica documento tecnico]
    T7 --> T8[Firma digitalmente]
    T8 --> T9[Ricarica documento firmato]

Cosa fa:

  • riceve l'incarico;
  • gestisce appuntamento e sopralluogo/intervento;
  • completa il lavoro;
  • firma digitalmente il documento tecnico finale;
  • ricarica il documento firmato.

Documenti gestiti:

  • eventuale lettera di incarico;
  • documento tecnico finale firmato digitalmente.

5. Fatturazione / Contabilita

flowchart TD
    F1[Richiesta inviata a fatturazione] --> F2[Attende eventuale pagamento]
    F2 --> F3[Conferma pagamento se richiesto]
    F3 --> F4[Consuntivo disponibile]
    F4 --> F5[Import contabile / export]

Cosa fa:

  • riceve il passaggio dalla fase operativa;
  • gestisce la conferma pagamento se il tenant lo richiede;
  • riceve export del consuntivo finale.

Documenti / dati gestiti:

  • conferma pagamento;
  • export consuntivo CSV;
  • export consuntivo JSON;
  • export contabile strutturato.

Stati Operativi SafeOps

flowchart LR
    S1[richiesta_inviata] --> S2[in_carico_commerciale]
    S2 --> S3[modulo_ordine_generato]
    S3 --> S4[modulo_ordine_inviato]
    S4 --> S5[modulo_ordine_firmato_admin]
    S5 --> S6[modulo_ordine_confermato_commerciale]
    S6 --> S7[in_carico_operativo]
    S7 --> S8[conferma_ordine_generata]
    S8 --> S9[inviato_a_fatturazione]
    S9 --> S10[in_attesa_pagamento]
    S9 --> S11[pronto_per_lettera_incarico]
    S10 --> S11
    S11 --> S12[appuntamento_da_fissare]
    S12 --> S13[appuntamento_programmato]
    S13 --> S14[intervento_in_esecuzione]
    S14 --> S15[firmato_digitalmente]
    S15 --> S16[in_verifica]
    S16 --> S17[chiusa]

Nota:

  • in_attesa_pagamento e opzionale;
  • il passaggio dipende dalla regola tenant incarico subito / dopo pagamento.

Documenti per Fase

Fase Documento
Richiesta iniziale richiesta RAS + allegati iniziali
Fase commerciale modulo d'ordine
Firma amministratore modulo d'ordine firmato
Fase operativa conferma d'ordine
Fase tecnica lettera/incarico tecnico
Chiusura tecnica documento tecnico finale firmato
Post-chiusura consuntivo RAS

Consuntivo Economico

Il consuntivo viene compilato dopo la chiusura pratica.

Punti chiave:

  • e legato alla richiesta RAS chiusa;
  • puo essere salvato in bozza;
  • puo essere confermato;
  • puo essere esportato;
  • usa ripartizioni versionate;
  • ogni consuntivo conserva la versione di ripartizione applicata.

Profili oggi previsti:

  • standard
  • extra

Le versioni possono evolvere nel tempo senza alterare i consuntivi gia creati.

Istruzioni Rapide per il Team

Se sei Amministratore

  1. apri richiesta;
  2. completa i campi mancanti;
  3. invia;
  4. scarica, firma e ricarica il modulo d'ordine.

Se sei Commerciale

  1. prendi in carico;
  2. genera modulo d'ordine;
  3. invialo;
  4. conferma il firmato;
  5. passa all'operativo.

Se sei Operativo

  1. genera conferma d'ordine;
  2. invia a fatturazione;
  3. emetti incarico;
  4. programma l'appuntamento;
  5. segui chiusura e consuntivo.

Se sei Tecnico

  1. ricevi incarico;
  2. esegui il lavoro;
  3. firma il documento;
  4. ricaricalo.

Nota Finale

Questo flowchart descrive il processo target attuale di SafeOps.

Le future estensioni piu probabili sono:

  • integrazione contabile diretta;
  • gestione pagamento piu strutturata;
  • automazione piu spinta della consegna finale;
  • evoluzione delle versioni di ripartizione economica.