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Procedura tenant: onboarding amministratore e collegamento condomini

Scopo

Creare un amministratore condominiale in modo ripetibile, senza duplicare anagrafiche, utenti, contratti o collegamenti. La procedura vale per ogni tenant e costituisce il prerequisito per aprire richieste RAS e generare il Compila.

Ruoli

  • Admin tenant: esegue l'onboarding e assegna i permessi.
  • Commerciale: verifica cliente, contratto, servizio e condizioni commerciali.
  • Amministratore: riceve accesso solo ai condomini associati.
  • Tecnico: riceve l'incarico solo dopo la richiesta RAS valida.

Regola principale

Il flusso obbligatorio è:

cliente amministratore → record amministratore → contratto/servizio → utente portale → collegamento condominio → richiesta RAS → incarico tecnico → Compila

Non è consentito creare un incarico RAS operativo direttamente dal cliente. Il sistema deve rifiutare il salvataggio se manca una richiesta RAS con amministratore, condominio, servizio e tenant coerenti.

Procedura operativa

1. Ricerca e riuso

Cercare per tenant e per:

  • partita IVA;
  • codice fiscale;
  • email/PEC;
  • denominazione dello studio.

Se esiste un record compatibile, riutilizzarlo. Se esistono più candidati, fermarsi e risolvere il duplicato prima di continuare.

2. Anagrafica amministratore

Creare o collegare commerciale_amministratore al cliente aziendale corretto. Verificare:

  • tenant_key corretto;
  • denominazione e contatti;
  • stato attivo;
  • tipologia cliente amministratore/studio amministrativo;
  • assenza di un secondo record equivalente.

3. Contratto e servizio

Il commerciale deve associare il contratto approvato e il servizio previsto, ad esempio AMM_PORTALE_RAS. Il servizio deve essere attivo e presente nel listino del tenant.

Senza contratto e servizio attivi la richiesta RAS deve restare bloccata con un messaggio esplicito.

4. Utente e accessi

Creare o collegare l'utente tramite email/username verificati. Applicare il profilo tenant corretto e assegnare solo gli scope necessari.

  • l'amministratore vede i propri condomini;
  • il commerciale autorizzato vede il perimetro tenant previsto;
  • un tecnico vede solo gli incarichi assegnati;
  • nessun utente ottiene visibilità cross-tenant.

5. Collegamento dei condomini

Da Condomini per Amministratore associare ogni condominio all'amministratore.

Controlli obbligatori:

  • condominio e amministratore appartengono allo stesso tenant;
  • il collegamento è attivo;
  • un solo amministratore è principale per lo stesso condominio;
  • i cambi di gestione chiudono il collegamento precedente senza cancellare lo storico;
  • il collegamento è idempotente: ripetere l'operazione non crea duplicati.

6. Richiesta RAS

La richiesta deve essere creata dal collegamento amministratore-condominio. Prima del salvataggio il sistema controlla:

  • contratto attivo;
  • servizio RAS disponibile nel listino;
  • assenza di un'altra richiesta RAS operativa per lo stesso condominio;
  • assenza di un altro incarico RAS operativo per lo stesso tenant e condominio;
  • amministratore, cliente e tenant coerenti.

7. Incarico e Compila

La richiesta genera o riusa l'incarico tecnico e il documento Compila. Il tecnico può aprire il Compila solo quando:

  • l'incarico è assegnato;
  • il tecnico lo ha accettato;
  • il documento è disponibile;
  • il collegamento alla richiesta è presente.

RAS e DVR sono identificati separatamente; possono coesistere quando appartengono a servizi diversi.

Stati e transizioni

bozza → richiesta_inviata → assegnato → accettato_tecnico → compila_disponibile → in_lavorazione → firmato → consegnato → chiuso

Ogni transizione deve essere registrata con utente, timestamp, tenant, record coinvolti e motivo. Gli stati rifiutati, annullati, archiviati o consegnati non devono bloccare una nuova pratica secondo le regole del servizio.

Gestione errori

  • Cliente non visibile: verificare tenant e scope dell'utente; non duplicare il cliente.
  • Amministratore non selezionabile: verificare che il record sia attivo e che il servizio/contratto siano configurati.
  • Richiesta RAS bloccata: mostrare la causa precisa (contratto, servizio, duplicato o collegamento mancante).
  • Compila non disponibile: controllare il puntatore richiesta-incarico-documento; non creare un secondo incarico.
  • Duplicato: archiviare solo il record storico secondo la procedura di bonifica, mantenendo audit e dati.

Caso di esempio: Studio Verlicchi

  1. Riutilizzare il cliente STUDIO VERLICCHI nel tenant Besant.
  2. Creare il record amministratore e verificare il contratto AMM_PORTALE_RAS.
  3. Associare CONDOMINIO ARNALDO DA BRESCIA.
  4. Creare una sola richiesta RAS.
  5. Collegare l'incarico tecnico esistente, se coerente, senza crearne un secondo.
  6. Verificare apertura del Compila con il tecnico assegnato.

Collaudo minimo prima del rilascio

  1. Nuovo amministratore senza duplicati.
  2. Amministratore già presente: riuso del record.
  3. Due condomini dello stesso amministratore.
  4. Cambio amministratore con storico conservato.
  5. Richiesta senza contratto: blocco leggibile.
  6. Secondo RAS operativo sullo stesso condominio: blocco.
  7. DVR sullo stesso condominio: consentito separatamente.
  8. Utente di altro tenant: accesso negato.
  9. Refresh e rientro utente: menu e scope coerenti.

Stato attuale

La protezione anti-duplicato RAS/DVR e il rifiuto degli incarichi RAS creati direttamente dal cliente sono attivi in DEV e PROD. L'avvio onboarding riusa ora l'amministratore compatibile nello stesso tenant e blocca i duplicati ambigui. La scheda onboarding usa una vista riepilogativa a passi con stato reale di anagrafica, contratto, utente e collegamento condominio. Dalla scheda sono disponibili i comandi diretti Gestisci contratto e Gestisci condomini, filtrati sul cliente amministratore e sul tenant.